Szacuje się, że obecnie ponad milion obywateli Polski posługuje się nieważnym dowodem osobistym, a kolejne pół miliona takiego dokumentu nie posiada w ogóle.

W nowy rok weszliśmy z kolejkami po wymianę dowodów osobistych. I choć w 2018 roku urzędy powinny wydać „tylko” trzy miliony takich dokumentów – a ponadto można wnioski składać drogą elektroniczną, to na wymianę dowodu trzeba będzie czekać dłużej niż na wyrobienie innego dokumentu. Przynajmniej w pierwszych miesiącach roku. W skróceniu kolejek po dowody osobiste mogą pomóc…..banki.

Rok 2017 był bezprecedensowy pod względem liczby wydawanych dowodów osobistych. Obywatele Polski ponad pięć milionów takich dokumentów musieli wymienić ze względu na utratę ich ważności, a oprócz tego kolejne trzy miliony dowodów osobistych urzędy były obowiązane wydać obywatelom z innych przyczyn. W konsekwencji w całej Polsce pojawiły się kolejki. Szczególnie uciążliwy pod tym względem był grudzień, gdy ze statystyk Ministra Cyfryzacji, prowadzącego obecnie Ewidencję Dowodów Osobistych, wynikało, iż do wymiany przed utratą terminu ważności jest wciąż milion dokumentów.

Nie wszyscy jednak zdecydowali się na wywiązanie się z obowiązku wymiany dowodu osobistego przed terminem utraty jego ważności, Szacuje się, że obecnie ponad milion obywateli Polski posługuje się nieważnym dowodem osobistym, a kolejne pół miliona takiego dokumentu nie posiada w ogóle.

Za czym kolejka ta stoi?

Ale nawet gdyby te w sumie półtora milionów osób zdecydowało się nagle wywiązać z nałożonego na nich prawem obowiązku posiadania ważnego dowodu osobistego, to tylko w nieznacznym stopniu wpłynęłoby to na długość kolejek ustawionych z osób składających w tej sprawie wnioski lub odbierających gotowe dokumenty. Jak poinformował nas Wydział Komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji, w 2018 r. do wymiany jest w sumie 2 254 695 dowodów osobistych. To sprawia, że kolejki będą niewiele krótsze niż w rekordowym pod względem liczby wydanych dowodów osobistych roku 2017.

Szczególnie trudna sytuacja w tym względzie będzie w pierwszym kwartale. Dla przykładu już w pierwszym miesiącu roku dowód powinno wymienić ok. 63 tys. mieszkańców Mazowsza, 55 tys. Śląska i 50 tys. Wielkopolski – na samych tylko największych aglomeracjach poprzestając.

Sytuacja mogłaby ulec znacznej poprawie gdyby obywatele zdecydowali się składać wnioski o wymianę dowodów osobistych drogą elektroniczną. Taka możliwość jest już od dłuższego czasu. Problem w tym, że Polacy niechętnie korzystają z tej możliwości. Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że od dnia wdrożenia usługi zintegrowanej z Systemem Rejestrów Państwowych, czyli od połowy czerwca do końca grudnia 2017 r. liczba wniosków złożonych drogą elektroniczną wyniosła tylko ok. 61 400.

Wymiana dowodów w 2007 roku

Dowód osobisty wciąż jest podstawowym dokumentem, który służy Polakom do potwierdzenia swojej tożsamości. Od ponad dziesięciu lat obowiązuje on w wersji plastikowego prostokąta, podczas gdy wcześniej – podobnie jak paszporty – był w postaci książeczki. Dowód osobisty, który utracił swoją ważność staje się bezużytecznym kawałkiem plastiku, podobnie jak przeterminowana karta do bankomatu. Nie posłuży do załatwienia spraw urzędowych, wielu formalności w banku – w tym np. do złożenia wniosku, a tym bardziej zawarcia umowy kredytowej. W takim przypadku, o ile nie posiadamy dodatkowo ważnego paszportu, nie możemy też wyjechać zagranicę, do kraju ze strefy Schengen.

Tymczasem od końca 2007 roku dokument ten obowiązuje wyłącznie w wersji prostokątnej plastikowej karty, która wydawana jest obywatelom z 10-letnim terminem ważności. Wcześniej książeczkowe dowody osobiste były ważne bezterminowo.

Gdy ponad dziesięć lat temu doszło do obowiązkowej wymiany starych dokumentów na te według nowego formatu, dorośli Polacy mieli zagwarantowane na to dużo czasu. Niestety, jak to mamy w zwyczaju, większość odkładała spełnienie tego obowiązku do ostatniej chwili. W konsekwencji w 2007 r. w urzędach po nowe dowody osobiste stawiło się ponad 5 mln osób. Ponieważ dokumenty mają 10-letni termin ważności, osoby te w większości musiały w 2017 roku wymienić tracące ważność dokumenty na nowe.

W większości ponieważ zgodnie z obowiązującymi od dekady przepisami nawet ważne dowody osobiste trzeba wymienić w przypadku zmiany danych osobowych, np. stanu cywilnego, a do 1 marca 2015 r. – nawet adresu zamieszkania. To sprawia, że dla dużej grupy Polaków, którzy wymienili dokument przed upływem terminu ważności, dziesięcioletni cykl przesunął się w czasie, na rok 2018 i lata następne.

Z kolei winowajcami spiętrzenia liczby wniosków o wymianę dowodów osobistych w pierwszych miesiącach 2018 r. są ci, którzy nie zdążyli dokonać wymiany dowodów książeczkowych do końca 2007 roku, a wnioski o nowe dokumenty składali już po terminie, w pierwszych tygodniach 2008 roku. W I kwartale 2008 roku takich osób był milion i to właśnie one w większości stoją teraz kolejkach.

Ważną wskazówką dla osób, które w 2007 r., przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego miały ukończony 65 rok życia i uzyskały dowód osobisty na czas nieokreślony jest to, że w przypadku takich osób nie występuje konieczność wymiany dowodu po dziesięciu latach, chyba, że posiadacz dowodu uzna, iż wizerunek twarzy znacznie się zmienił i chce takiej wymiany. Taka informacja może być cenna dla tych osób, które nie sprawdzają ważności swojego dowodu, i zupełnie nieświadome składają wniosek w związku z upływem terminu ważności.

Wniosek w dowolnym urzędzie

Od 1 marca 2015 roku, obowiązują nowe przepisy z zakresu dowodów osobistych, w których została zniesiona właściwość miejscowa dla złożenia wniosku o dowód. O wydanie dowodu osobistego można ubiegać się w dowolnym urzędzie miasta, gminy w Polsce. Ponadto od dłuższego czasu wniosek o wydanie dowodu osobistego można złożyć również w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu epuap.gov.pl, a od 14 czerwca 2017 r. osoby, które czeka wymiana dowodu osobistego, mogą skorzystać z prostego elektronicznego wniosku o jego wydanie. Większość danych wypełnia się w nim automatycznie, a cała operacja trwa kilka minut.

Aby skorzystać z nowego formularza, należy wejść na portal Obywatel.gov.pl, kliknąć w baner i zalogować się profilem zaufanym (eGo). Jest on niezbędny do złożenia elektronicznego wniosku o nowy dowód.

Można go jednak założyć i aktywować bez konieczności wychodzenia z domu, na urządzeniach mobilnych np. z wykorzystaniem bankowości elektronicznej – o czym szczegółowo w dalszej części artykułu.

Po zalogowaniu przy pomocy profilu zaufanego (eGO) obywatel kierowany jest bezpośrednio do wniosku. Musi w nim zaznaczyć tylko powód, z jakiego wnioskuje o wydanie nowego dokumentu, wskazać urząd, w którym chce odebrać nowy dowód oraz załączyć zdjęcie. Reszta danych ładuje się automatycznie.

W nowej wersji wniosku dołączone zostało specjalne pole, w którym można się zorientować czy załączone zdjęcie mieści się w określonych ramach. Jeśli nie – trzeba je wymienić na inne. Przy okazji warto zaznaczyć, że jedna z ważnych zmian, która w międzyczasie została dokonana w przepisach dotyczy fotografii, którą dołącza się do wniosku. Obecnie, podobnie jak zdjęć składanych z wnioskiem o wydanie paszportu, musi to być fotografia biometryczna i nie może ona być starsza niż sześć miesięcy.

Można też zobaczyć jak będzie wyglądał awers dowodu. Jeśli zgadzają się dane, wniosek wymaga jedynie podpisania profilem zaufanym (eGO) i gotowe.

Cała operacja trwa kilka minut. Nie wymaga wychodzenia z domu i pozwala zaoszczędzić jedną wizytę w urzędzie. Przede wszystkim jednak umożliwia złożenie wniosku bez błędów.

Trzeba założyć profil zaufany

Profil zaufany można założyć bez wychodzenia z domu. Są dwa sposoby: za pomocą internetowego konta bankowego lub certyfikatu kwalifikowanego, o ile się go posiada – a posiada go niewiele osób.

Natomiast wszystkie większe banki działające w Polsce oferują w sposób prosty założenie profilu zaufanego w swoich systemach transakcyjnych, w oparciu o użycie standardowych danych uwierzytelniających (czyli np. loginu i hasła), które te banki na co dzień stosują do weryfikacji posiadaczy rachunków.

Profil zaufany można założyć też poza domem, w tzw. punktach potwierdzających. Punkty potwierdzające to różne urzędy i banki. Wniosek o założenie profilu zaufanego wysyła się przez internet, a swoje dane potwierdza osobiście w dowolnym punkcie potwierdzającym (również za granicą). Ich aktualizowana lista znajduje się w specjalnej wyszukiwarce tego portalu Obywatel.

Profil zaufany to zbiór informacji o użytkowniku. Wprowadzone dane są weryfikowane. Dzięki temu każda osoba, która ma profil zaufany, jest wiarygodna i nikt nie może się pod nią podszyć. Dane na profilu zaufanym są odpowiednio zabezpieczone, aby nikt poza właścicielem nie miał do nich dostępu i nie mógł ich wykorzystywać.

Za pomocą profilu zaufanego można potwierdzić swoją tożsamość w internecie i podpisać elektroniczne dokumenty. Składając wniosek o wymianę dowodu osobistego przez internet, nie trzeba go drukować, podpisywać i skanować, albo dosyłać go pocztą do urzędu. Wystarczy, że się go podpisze profilem zaufanym.

Zakładanie profilu zaufanego nie wymaga opłat. Sam zaś profil jest ważny trzy lata. Potem zaś można przedłużać jego ważność o kolejne trzy lata.

Profil umożliwia załatwienie wielu innych spraw urzędowych przez internet – nie tylko złożenie wniosku o wymianę dowodu. Od kilku lat umożliwia on np. składanie drogą elektroniczną rocznego rozliczenia podatkowego (tzw. PIT-ów), a ostatnio do długiej listy tych spraw doszły sprawy meldunkowe.

PIT-y elektronicznie składa już kilka milionów osób, m.in. dzięki bankom, które postanowiły pomóc swoim klientom w dostępie do usług administracji publicznej w wersji cyfrowej i podjęły się pośrednictwa w uzyskaniu profilu zaufanego. Jednak ta popularność zeznań podatkowych nie przeniosła się – przynajmniej na razie – na wnioski o wymianę dowodów osobistych.

Dlaczego mimo ogromnych kolejek w urzędach tak mało osób składa wnioski w wymianę dowodów w wersji elektronicznej? Na to pytanie na razie nikt nie potrafi odpowiedzieć. Z prywatnej sondy autora artykułu wynika, że jedną w głównych barier są obawy o umiejętne dołączenie do elektronicznego wniosku fotografii w formacie cyfrowym.

Być może jednak, podobnie jak przy PIT-ach, do popularyzacji elektronicznych wniosków o wymianę dowodów osobistych ponownie przyczynią się banki, Mając dane o dowodach osobistych swoich klientów – w tym o terminie upływu ich ważności – banki przypominają o konieczności wymiany dokumentu, oferując przy okazji pośrednictwo w założeniu profilu zaufanego i złożeniu wniosku o wymianę dowodu.

Nowy dowód wymaga zmiany danych

Banki czynią to nie bez powodu. Po wymianie dowodu trzeba bowiem też pamiętać o konieczności zaktualizowania danych osobowych; takimi są seria i numer dokumentu, a w wielu przypadkach – także termin jego ważności. Dokonać tego trzeba m.in. w banku, w którym posiada się rachunek. Trzeba więc będzie w najbliższym czasie pojawić się w placówce banku osobiście, nawet jeśli latami nie było takiej potrzeby, bo z wszystkich usług oferowanych przez bank korzystało się w wersji elektronicznej.

Podobnie trzeba postąpić w odniesieniu do innych instytucji, z którymi mamy zawarte różne umowy, w nich zaś zobowiązaliśmy się do dobrowolnej aktualizacji swoich danych osobowych.

Za rok znów wymiana?

Wkrótce, bo w 2019 r. dowody osobiste w Polsce czeka kolejna rewolucja – te w wersji plastikowych kartoników mają zastąpić dowody osobiste z warstwą elektroniczną. W sierpniu 2017 r. Rada Ministrów przyjęła koncepcję wprowadzenia takiego dowodu. Aktualnie dobiegają końca prace trzech resortów: Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwa Cyfryzacji i Ministerstwa Zdrowia nad rozwiązaniami technicznymi dla polskiego dowodu osobistego z warstwą elektroniczną, określanego też mianem e-dowodu czy dowodu osobistego z chipem. Umożliwi to połączenie funkcji dowodu osobistego z kartą zdrowia. Dzięki temu dokumentowi będzie także możliwość dokonywania podpisu elektronicznego.

Pierwotnie zakładano kampanię obowiązkowej wymiany dowodów osobistych podobną do tej z 2007 roku. Na szczęście w związku z tym, że przedsięwzięcie to jest nie tylko olbrzymim wyzwaniem organizacyjnym, ale pociąga za sobą znaczące koszty, wymianę trzeba rozłożyć w czasie. Ostatecznie więc – na nasze, obywateli szczęście – zwyciężył wariant naturalnej, płynnej wymiany dowodów w okresie dziesięciu lat kiedy sukcesywnie tracą one ważność. Pozostaje więc wierzyć, że tegoroczna faza kolejek w urzędach, związanych z wymianą dowodów osobistych, jest już ostatnią w historii.

Zgubiłem lub ukradziono mi dokumenty – co robić?

Gdy już wymieniliśmy dowód osobisty i posługujemy się ważnym dokumentem musimy wiedzieć co zrobić, gdy go utracimy – zgubimy albo zostanie nam on ukradziony.

Kradzież albo zgubienie dowodu osobistego to bardzo poważny problem. Nie tylko dlatego, że sami nie możemy się nim posługiwać w sytuacji, gdy jest to potrzebne. Gorzej, że ktoś może wykorzystać nasze dane do przestępstwa. Jesteśmy szczególnie narażeni na takie sytuacje m.in. podczas urlopów, zakupów, przebywając w miejscach publicznych, dlatego warto zapamiętać kilka informacji, które mogą nas przed tym ustrzec.